2025 Asistente Virtual

El Asistente Virtual ASA: Innovación en la Gestión de la Práctica Empresarial de la Universidad de Nariño

Introducción

El Asistente Virtual ASA, cuyo acrónimo representa Asesoría, Seguimiento y Acompañamiento, es una herramienta digital desarrollada por la Universidad de Nariño (Udenar) para apoyar a estudiantes, profesionales y stakeholders en el proceso de Práctica Empresarial. Dirigido por Oscar Hernando Benavides Paz, economista y especialista en finanzas con más de una década al frente de la Práctica Empresarial en la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FACEA), este asistente surge como un Sistema de Información Gerencial (SIG) que integra inteligencia artificial para ofrecer respuestas inmediatas y confiables. Lanzado recientemente, ASA se accede a través del blog https://asesoriayseguimiento.blogspot.com/, donde se enfoca en resolver dudas sobre aspectos clave de las prácticas profesionales en programas como Administración de Empresas. Esta iniciativa alinea con tendencias globales de asistentes virtuales en educación, promoviendo la eficiencia y el acceso 24/7, similar a herramientas implementadas en otras universidades colombianas como la UNAD. En un contexto donde la Udenar, acreditada en alta calidad, busca fortalecer la formación práctica en sedes como Pasto, Ipiales, Tumaco y Tuquerres, ASA representa un avance hacia la digitalización de procesos educativos.

Objetivos

Los objetivos principales del Asistente Virtual ASA se centran en optimizar la experiencia de los usuarios en la Práctica Empresarial, fomentando una gestión eficiente y alineada con estándares de calidad. Específicamente:

• Proporcionar asesoría inmediata y personalizada sobre procesos administrativos y operativos, reduciendo tiempos de respuesta y minimizando errores en la ejecución de prácticas profesionales.
• Promover la implementación de principios como Calidad Total, Mejoramiento Continuo (Gemba Kaizen) y Justo a Tiempo, en concordancia con la norma ISO 9001:2015, para elevar el compromiso con la calidad en las organizaciones involucradas.
• Facilitar el acompañamiento a practicantes, gerentes, jefes inmediatos, asesores y consultores, transformando el rol tradicional de estudiantes y profesores en uno de profesionales y directores durante la práctica.
• Democratizar el acceso a información gerencial, inspirando la adopción de herramientas digitales en entornos educativos y empresariales, similar a asistentes virtuales en otras instituciones que automatizan consultas sobre matrículas, programas y certificados.

Estos objetivos se alinean con la misión de la Udenar de fomentar la investigación, el emprendimiento y el desarrollo regional en Nariño.

Metas

Las metas específicas de ASA son cuantificables y orientadas a resultados inmediatos, con un enfoque en la cobertura integral de la Práctica Empresarial:

• Alcanzar una disponibilidad 24/7 para responder dudas en segundos, cubriendo al menos el 90% de consultas comunes sobre legalización de prácticas, planes de trabajo, informes, PPM (posiblemente Planes de Práctica o Procesos de Práctica Empresarial), roles y responsabilidades.
• Impactar a más de 300.000 asesorías, seguimientos y acompañamientos, expandiendo su uso entre practicantes y empresas asociadas a la Udenar.
• Integrar funcionalidades de IA para procesar datos en tiempo real, como recordatorios de formatos (e.g., Carta de Aceptación equivalente a Constancia Laboral), asegurando que los usuarios completen procesos "a la primera y bien hecho".
• Expandir el alcance a través de dispositivos móviles y web, midiendo satisfacción usuaria para iterar mejoras, similar a metas de asistentes en otras universidades que evalúan grados de satisfacción.
• Alinear con requisitos académicos, como estar "a Paz y Salvo Académico" para acceder a prácticas, y promover recursos como tips para practicantes futuros.

Desarrollo

El desarrollo de ASA se basa en un SIG que integra IA para manejar consultas complejas, inspirado en asistentes virtuales generales como Siri o Google Assistant, pero adaptado al contexto educativo-empresarial. Accesible vía https://asesoriayseguimiento.blogspot.com/, el blog actúa como portal principal, con entradas personalizadas por practicante (e.g., códigos como 220142055) que incluyen timestamps, datos personales y orientaciones específicas.

Características clave:

• Temas cubiertos: Legalización (procedimientos para formalizar prácticas), plan de trabajo (estructuración y presentación), informes (guías para parciales y finales), PPM (gestión de planes o procesos), roles (funciones de practicantes, supervisores y universidad), y tips generales.
• Funcionamiento: Utiliza procesamiento de lenguaje natural para respuestas automáticas, alineado con ISO 9001:2015. Ejemplos incluyen recordatorios para formatos únicos y promoción de calidad total.
• Integraciones: Enlaza con blogs relacionados como practicaempresarialx.blogspot.com, que discute aplicaciones de IA en productividad (e.g., gestión de emails, calendarios), complementando ASA con recursos educativos.
• Evolución: Inspirado en iniciativas como el asistente de FACEA (lanzado en abril 2025 para sugerencias de nombre), ASA se actualiza con entradas semanales y enfocado en administración.

El director Benavides, con publicaciones en emprendimiento y administración, ha liderado su implementación desde 2012, integrando investigaciones y alianzas.

Conclusiones

En resumen, el Asistente Virtual ASA representa un avance significativo en la digitalización de la Práctica Empresarial en la Udenar, ofreciendo eficiencia, accesibilidad y alineación con estándares globales de calidad. Al automatizar asesorías y promover el mejoramiento continuo, no solo resuelve dudas inmediatas sino que fomenta una cultura profesional entre practicantes. Sus impactos potenciales incluyen mayor retención estudiantil, mejor integración con empresas y contribución al desarrollo regional de Nariño. Como herramienta innovadora, ASA posiciona a la Udenar como líder en educación virtual en Colombia, similar a experiencias exitosas en instituciones como la UNAD.

Retos

A pesar de sus beneficios, ASA enfrenta desafíos que requieren atención continua:

• Adopción y alfabetización digital: No todos los usuarios (especialmente en zonas rurales como Tumaco) poseen habilidades digitales avanzadas, lo que podría limitar su uso; se necesita capacitación adicional.
• Privacidad y sesgos en IA: Manejar datos sensibles de practicantes exige robustas medidas de protección, evitando sesgos algorítmicos que podrían afectar equidad.
• Escalabilidad y actualizaciones: Mantener el sistema actualizado con cambios normativos (e.g., ISO) y expandirlo a más programas requiere recursos, potencialmente sobrecargando al equipo directivo.
• Dependencia tecnológica: Fallos en conectividad o limitaciones en consultas complejas podrían requerir soporte humano híbrido, como en otros asistentes virtuales.
• Evaluación de impacto: Medir el éxito más allá de métricas básicas (e.g., número de consultas) para asegurar alineación con objetivos educativos a largo plazo.

Abordar estos retos mediante iteraciones basadas en feedback asegurará la sostenibilidad de ASA.